Hébergement SharePoint

Un des obstacles les plus difficiles du monde des affaires est de se tenir informé des changements et des nouvelles. SharePoint peut vous prêter main-forte avec un abonnement à la fonction alerte, qui vous avertira lorsque des modifications seront apportées aux documents, aux calendriers et aux autres parties du site.

• Programmez une alerte pour tout changement apporté au contenu de votre site Web
• Créez des alertes pour vos listes, vos bibliothèques, vos documents et tout ce qu'ils contiennent
• Spécifiez exactement pour quels types de changement vous voulez être alerté

Créez des listes pour assigner des tâches aux membres de l'équipe. Vous pouvez les assigner en ordre de priorité, y mettre différents échéanciers et indiquer leur progression. Les utilisateurs peuvent voir leurs tâches personnelles ou les tâches de toute l'équipe.

• Créez une tâche et assignez-la à un membre de l'équipe
• Partagez les tâches d'un projet avec des membres internes et externes
• Informez tout le monde de la progression de certaines tâches et obtenez un meilleur contrôle du respect des échéances

Tout le monde sera informé 24 heures sur 24. Utilisez les annonces pour afficher des nouvelles, un statut ou toute autre brève information que vous voulez partager avec les membres de votre équipe. Avec la fonction Annonce de SharePoint vous pouvez immédiatement envoyer des mises à jour et des renseignements à tous ceux qui sont concernés par un projet SharePoint. Les annonces peuvent être consultées à tout moment et par n'importe qui, simplement en accédant à la page d'accueil. De plus, vous pouvez apposer une date d'expiration à chaque annonce.

• Publiez les nouvelles de la compagnie et le bulletin d'information mensuel
• Annoncez les nouveaux objectifs de la compagnie et les derniers accomplissements
• Annoncez les échéances, les changements sur des projets et les évènements à venir

Les services SharePoint 3.0 permettent aux gestionnaires d'assigner une adresse courriel à certaines listes. Vous pouvez choisir d'envoyer un courriel au forum de discussion, aux calendriers, au système d'annonces et aux contacts SharePoint. De cette façon, toute l'équipe se maintient au courant et peut intervenir lorsque nécessaire.

Les forums de discussion permettent de tenir une conversation sur les sujets qui intéressent votre équipe. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour discuter d'une activité ou pour en proposer une. Chaque forum de discussion s'affiche sur une page qui comprend des boutons pour lancer de nouvelles discussions, faire leur tri et leur filtrage, changer l'affichage et modifier le design du forum.

La gestion de projets est une tâche importante: elle implique une planification détaillée, une exécution des tâches en temps opportun et une bonne collaboration d'équipe. Quelle que soit la longueur ou la complexité de votre projet, le partage des plans dans un format qui peut être affiché et modifié par les autres peut vous épargner bien des ennuis. Le calendrier de SharePoint est un outil génial pour faire un suivi de tout, alors que d'autres utilisateurs y ont accès, où qu'ils soient.

• Créez un calendrier pour vos projets
• Partagez votre calendrier avec vos collègues
• Ajoutez des projets, des tâches et des échéanciers à votre calendrier
• Réglez les permissions d'accès et avertissez votre équipe
• Personnalisez le style de votre calendrier

Explorez les listes de tâches, les blogues, et plus encore à partir de périphériques mobiles. Gardez le contrôle sur vos projets, où que vous soyez. Avec un cellulaire compatible avec Microsoft Windows Mobile, WAP, cHTML, xHTML, vous pouvez voir ou mettre à jour votre liste de tâches, publier des articles de blogue, et même envoyer des images par courriel avec un appareil muni d'une caméra en utilisant le serveur Microsoft Internet Security et Acceleration Server 2006.

Avec le site Espace de travail de réunion, vous pouvez centraliser toutes les informations et le matériel en lien avec une ou des réunions. Avant une réunion, vous pouvez y publier l'ordre du jour, la liste des participants, les documents que vous prévoyez apporter et les sujets dont vous prévoyez parler. Pendant ou après une réunion, vous pouvez y publier les résultats et effectuer le suivi des tâches. La fonction Demande de réunion permet d'envoyer des invitations et comprend un hyperlien qui mène au site où les invités peuvent se renseigner à propos de la réunion et consulter les documents qui y sont pertinents.

La fonction Contacts est un outil de communication en milieu de travail. Elle comprend un carnet d'adresses pouvant être vu par tous les membres de votre équipe, où vous pouvez entrer des renseignements tels qu'un nom, un numéro de téléphone, une adresse courriel, etc. Vous pouvez y copier le contenu d'un carnet d'adresses déjà existant si celui-ci est stocké dans un programme compatible à SharePoint Services (Outlook, Explorer, etc.). Vous pouvez aussi effectuer l'opération inverse, c'est-à-dire copier des renseignements de votre liste de contacts à votre carnet d'adresses.

• Stockez des renseignements détaillés sur tous vos employés et vos clients
• Partagez les coordonnées de vos contacts avec quiconque
  
• Obtenez facilement n'importe quel contact où que soyez dans le monde
• Synchronisez votre liste de contacts avec votre Outlook ou bien votre téléphone mobile